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RPA. Conheça e tire suas dúvidas sobre o assunto

by Marketing WDG | 20/09/2019 | Tudo sobre RPA | 0 comments

Cada vez mais adotadas, as soluções de RPA (Robotic Process Automation), ajudam a acelerar processos, minimizar erros, facilitar integrações e transformar as estruturas organizacionais em empresas de todo tipo de setor. 

A tecnologia apresenta um novo panorama que leva em consideração o momento atual da empresa, as tendências e expectativas para o futuro e entender a melhor forma de implantar um RPA.  

Neste artigo vamos mostrar porque essa tecnologia vem impactando as organizações e tirar algumas. Entenda melhor o que é o RPA, como funciona e onde a tecnologia já está sendo aplicada. Boa leitura! 

Mas afinal, o que é RPA?

RPA é uma abreviação para Robotic Process Automation, ou seja, automação de processos através de robôs. Ter um processo de automação na sua empresa é como se fosse ter um trabalhador digital, um recurso tecnológico que simula um usuário e realiza tarefas de colaborador humano em atividades repetitivas. 

Na prática, o termo é utilizado para descrever toda uma categoria de soluções capazes de automatizar partes ou fluxos de trabalho completos, minimizando o tempo investido em trabalhos repetitivos e burocráticos, e reduzindo os erros a zero. Permitindo com isso que pessoas possam focar em atividades mais estratégicas dentro da organização, por exemplo, melhorando o atendimento aos clientes ao em vez de gastar tempo com atividades burocráticas. 

Além de contar com a facilidade de integração com vários tipos de sistemas: ERP’s, sistemas legados, sistemas do governo, mainframe/terminal, windows, web, etc. Mesmo que os sistemas não possuam qualquer tipo de API ou serviços disponíveis. 

Como funciona uma solução de automação?

A RPA tem um diferencial sobre outras ferramentas de automação de processos por possuir versatilidade. Esse tipo de tecnologia interage com outros softwares e arquivos por meio de uma interface de usuário comum, a mesma que é utilizada por um usuário humano.

Isso significa que qualquer tipo de sistema que seja operado por usuários reais pode ser automatizado de algum jeito com um RPA. E isso muda o jogo!

Em outros tipos de softwares de automação, a implementação costuma ser custosa e mais técnica, já que muitas vezes é preciso lidar com código de programação e contar com algum tipo de integração de sistemas. Já com o RPA, é possível que os próprios usuários possam criar seus robôs para que ele consiga fazer alguma parte do trabalho sozinho. 

Dessa forma, a versatilidade da ferramenta de RPA é muito maior, já que não é preciso efetivamente integrar sistemas por meio de APIs – que nem sempre estão disponíveis – ou de desenvolver novos sistemas. Basta instalar o RPA e mostrar o caminho a ser seguido pela ferramenta. 

Um exemplo simples para entender melhor como isso funciona é imaginar a rotina de um colaborador do setor de atendimento ao cliente de uma empresa que gasta muito do seu tempo em tarefas repetitivas. 

Com a responsabilidade de monitorar interações e contatos de clientes no e-mail e nas redes sociais para depois organizá-los em uma planilha, esse profissional pode ter que utilizar diversos softwares diferentes para coletar, organizar e transformar essas informações em dados úteis para a gestão. 

Com uma aplicação de RPA, em vez de passar horas com esse tipo de tarefa, o colaborador pode ‘treinar’ o trabalhador digital – o robô – para que ele aprenda a realizar essas atividades exatamente da mesma forma que ele faria, mas com uma velocidade incomparável, grande eficiência e erro zero.

Além disso, já existem até mesmo soluções mais avançadas que combinam RPA, com Inteligência Artificial, Chatbot, Linguagem Natural, URA, e até solucionador de captcha e reCaptcha, para facilitar ainda mais esse trabalho.

Onde o RPA pode ser aplicado?

Como já mencionamos, a versatilidade do RPA é imensa. Visto que ele utiliza a mesma interface que o usuário para trabalhar, basicamente qualquer tipo de software utilizado por pessoas reais pode ser operado por um robô. 

Naturalmente, em algumas situações, a automação do RPA será mais efetiva e interessante, especialmente aquelas em que a repetição é constante, existe um processo claro, ou se necessita de algum tipo de integração especial.

Em qualquer negócio em que os processos de trabalho envolvem a operação de softwares, é possível utilizar o RPA, nem que seja apenas para a agilizar o login em uma caixa de e-mail ou classificar os contratos e documentos recebidos ao longo do dia. Ele pode ser facilmente integrado a diferentes softwares sem a necessidade de realizar alterações no código de qualquer um deles. 

Outros exemplos de aplicação incluem a coleta e organização de dados, cadastro de informações em sistemas e geração de relatórios regulares. 

Um obstáculo para a aplicação do RPA é o captcha, o conhecido validador em que os usuários precisam comprovar que são humanos, digitando letras e números distorcidos que aparecem na tela ou identificando objetos em fotos. A menos que a solução de RPA escolhida possua integrado a sua plataforma uma solução para captcha/reCaptcha, com suporte e total segurança para uso.

Quais são os benefícios da automação para as empresas?

O primeiro e mais claro benefício do RPA para uma empresa é a maximização da produtividade sem a necessidade de ampliar, proporcionalmente, os gastos com o time no mesmo tipo de tarefa. Na prática, a automação deixará o trabalho mais eficiente e também mais barato, além de ajuda a obter escalabilidade. Por isso, adotar esse tipo de ferramenta pode ser a solução para quando a gestão não sabe como reduzir custos sem comprometer a operação. 

Outra vantagem é a redução de erros humanos. O RPA só falha se, porventura, o humano que o treinou erra na hora de criar o fluxo de trabalho, afinal, a máquina nunca se cansa nem se distrai. Pelas mesmas razões, o padrão de qualidade daquilo que o robô executa é linear e constante, garantindo uma padronização rígida. 

Além disso, o uso de RPA pode proporcionar uma vantagem competitiva para as empresas, pois o tempo de desenvolvimento de soluções novas com o uso do RPA acelera a entrega dos novos processos.

Por fim, o custo-benefício do RPA é bem mais inteligente do que o de outras soluções de automatização, já que ele não requer alterações nos softwares já utilizados pela equipe nem mesmo o trabalho técnico especializado de integração de aplicações. 

Como implementar o RPA em uma empresa?

O trabalho de implementação de RPA nas empresas é consideravelmente mais simples e barato que o de outros tipos de ferramentas tecnológicas, mas, ainda assim, é importante ressaltar para sempre contar com o trabalho do time de TI em uma participação ativa com todos os envolvidos. 

Para começar, é preciso escolher um primeiro processo que possua potencial para ser automatizado pelo RPA.  

Para listar essas atividades, é recomendável promover conversas entre técnicos que entendam o potencial da ferramenta e o time operacional em si, que conhece muito bem suas demandas pode entender melhor quais etapas  se beneficiarão da automação. 

Nessa etapa, serão identificados os trabalhos que são desgastantes e repetitivos e também as responsabilidades em que a imprecisão humana seja um risco para o êxito. Além da análise qualitativa baseada nessas reuniões, também é interessante avaliar dados quantitativos como ocorrências de erros e tempo gasto em tarefas. 

Alternativamente, a empresa pode contar com o apoio de fornecedores confiáveis ainda na etapa de levantamento das rotinas que podem ser automatizadas. 

E antes de efetivamente colocar o RPA para rodar, vale a pena cumprir com uma rodada de testes em que a performance do sistema é colocada a prova, ao mesmo tempo em que a equipe passa a conhecer e é treinada no uso da ferramenta. 

Esse é o momento em que qualquer tipo de falha precisa ser descoberta, portanto, é importante testar exaustivamente o software e explorar possibilidades para garantir a segurança digital. 

Por fim, uma vez que o RPA é implementado, é recomendável medir os resultados da ferramenta e comparar com números anteriores para ter uma dimensão clara dos ganhos de produtividade e redução de despesas na empresa. 

Por que é importante contar com o suporte de uma empresa especializada?

Apesar da usabilidade relativamente simples, o RPA é uma ferramenta tecnológica avançada e, de certa forma, uma novidade em muitos negócios. Para acertar na implementação, é interessante contar com o suporte de um time especializado que solucione dúvidas e problemas que possam surgir com o seu uso. 

Uma recomendação para empresas é buscar a parceria de uma equipe de especialistas que fala a mesma língua que a sua empresa, e com o suporte é mais ágil e eficaz. A solução para agilizar processos e liberar o potencial criativo da equipe já existe e permite que um negócio escale com muito mais facilidade.

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