O RPA (Robotic Process Automation) fornece uma plataforma colaborativa e operacional que tem como objetivo garantir transformação digital nas empresas e eficiência dos negócios.
Embora o RPA seja uma tecnologia visando à eficiência do processo de negócio com base tecnológica, ele pode não apresentar os resultados esperados se for tratado apenas como um projeto comercial, como um projeto de tecnologia ou apenas uma iniciativa de inovação, visando aperfeiçoar os processos de negócios e seus resultados.
Pensando de forma individualizada, sem considerar a convergência entre tecnologia e negócios, a solução de automatização pode exagerar nos processos de governança e controle, impedindo que ela seja bem executada e sem resultados positivos. A chave é encontrar um meio termo entre a entrega de projetos liderados pelos negócios e endossados por TI.
Para garantir que resultados bem-sucedidos sejam alcançados com qualquer programa RPA, é preciso adotar uma metodologia eficiente com base em 7 pilares principais: visão, organização, governança, metodologia de entrega, modelo de serviço, pessoas e tecnologia.
Por que usar a automação de processos robóticos?
A automação de processo robótico (RPA) é o uso de software com inteligência artificial (IA) e recursos de aprendizado de máquina para lidar com tarefas repetitivas e de alto volume que anteriormente exigiam que os humanos realizassem.
Essas tarefas podem incluir consultas, cálculos e manutenção de registros e transações. A tecnologia RPA consiste em robôs (bots) que podem reproduzir ações de um trabalhador humano. Os robôs RPA podem, por exemplo, efetuar login em aplicativos, inserir dados, calcular e concluir tarefas e, em seguida, efetuar logout.
Uma solução RPA, basicamente, não faz parte da infraestrutura de TI de uma organização. Em vez disso, fica “em cima dela”, permitindo que uma empresa implemente a tecnologia de maneira rápida e eficiente, tudo sem alterar a infraestrutura e os sistemas existentes.
O que distingue o RPA da automação tradicional de TI é a capacidade do software RPA estar ciente e se adaptar às mudanças de circunstâncias, exceções e novas situações. Depois que o software RPA for treinado para capturar e interpretar as ações de processos específicos nos aplicativos de softwares existentes, ele poderá manipular dados, acionar respostas, iniciar novas ações e se comunicar com outros sistemas de forma autônoma.
Benefícios do RPA
A tecnologia de automação de processos robóticos pode ajudar as organizações em suas jornadas de transformação digital, pois:
- Permite um melhor atendimento ao cliente.
- Garante que as operações e processos de negócios estejam em conformidade com os regulamentos e normas.
- Permite que os processos sejam concluídos muito mais rapidamente.
- Proporciona maior eficiência ao digitalizar e auditar os dados do processo.
- Gera economia de custos para tarefas manuais e repetitivas.
- Permite que os funcionários sejam mais produtivos.
Aplicações de RPA
Algumas das principais aplicações do RPA incluem:
- Atendimento ao cliente – o RPA pode ajudar as empresas a oferecer um melhor atendimento ao cliente, automatizando tarefas da central de contato, incluindo verificação de assinaturas, upload de documentos digitalizados e verificação de informações para aprovações ou rejeições automáticas.
- Contabilidade – as organizações podem usar o RPA para contabilidade geral e operacional, relatórios transacionais e orçamento.
- Serviços financeiros – as empresas do setor de serviços financeiros podem usar o RPA para pagamentos em moeda estrangeira, automatizando aberturas e fechamentos de contas, gerenciando solicitações de auditoria e processando solicitações de seguro.
- Assistência médica – as organizações médicas podem usar o RPA para lidar com registros de pacientes, reclamações, suporte ao cliente, gerenciamento de contas, cobrança, relatórios e análises.
- Recursos humanos – o RPA pode automatizar tarefas de RH, incluindo integração e terceirização, atualizando as informações dos funcionários e os processos de envio de quadro de horários.
- Gerenciamento da cadeia de suprimentos – o RPA pode ser usado para compras, automatizando o processamento e pagamentos de pedidos, monitorando os níveis de estoque e rastreando as remessas.
Pilares essenciais para projetos RPA bem sucedidos
Os princípios gerais da metodologia envolvem ter uma estrutura de suporte ao projeto para identificar, construir, desenvolver e automatizar processos. Neste artigo, vamos abordar o que cada pilar abrange e as várias considerações necessárias ao iniciar uma jornada RPA nas empresas.
Pilar 1 – Visão
É importante primeiro estabelecer os motivos pelos quais uma solução de RPA está sendo implementada, alinhadas aos objetivos corporativos.
A busca do segmento Telecom pelo RPA, por exemplo, inclui principalmente a melhoria da satisfação do cliente, além da eficiência operacional, qualidade dos processos de negócios e capacitação dos funcionários.
Naturalmente, as principais partes interessadas (gestores e técnicos) precisam estar engajadas para que o projeto alcance seus objetivos. Se eles virem o RPA como um projeto de negócios com base técnica adequada, eles o defenderão e ajudarão a fornecer os recursos financeiros e humanos necessários.
Embora o RPA seja gerenciado por uma equipe de negócios, ele ainda é implementado pelo departamento de TI, usando as práticas existentes. Portanto, o time de TI deve estar envolvido desde o início, para que possa oferecer suporte ao RPA em muitas frentes críticas, como conformidade com segurança de TI, auditabilidade, infraestrutura necessária e sua configuração, escalabilidade e prevenção.
Pilar 2 – Organização
O próximo pilar envolve o planejamento de onde o RPA será implementado no negócio para que haja escalabilidade da demanda. Uma abordagem centralizada abrange toda a organização, portanto, pode ser benéfico incorporá-la a um programa de melhoria contínua, conectado ao projeto de implementação do RPA.
Outro ponto de destaque na organização é a configuração em que a solução RPA se enquadra em uma função operacional da empresa, mas é escalado nos negócios através da equipe de automação, que controla os padrões e as melhores práticas a serem aplicadas no projeto.
Isso é alcançado na definição de metas de entrega, responsáveis pela identificação e entrega dos processos automatizados, que devem gerar resultados que impactam positivamente toda a empresa.
No entanto, uma abordagem fragmentada é uma rota que deve ser evitada. É aqui que várias funções de RPA são executadas separadamente em toda a organização, com diferentes equipes de infraestrutura, governança e entrega. Essa configuração em silos não é rentável e impedirá que a verdadeira escala seja alcançada.
Pilar 3 – Governança
O próximo estágio é identificar oportunidades de automação de processos que devem gerar os resultados mais rápidos. É importante ser claro sobre o que torna um processo realmente bom.
Por exemplo, os critérios de seleção podem incluir a segmentação de processos padrão com uma alta carga de trabalho ou várias tarefas manuais e repetitivas, processos com problemas de qualidade relacionados a erros humanos ou aqueles que exigem melhorias na experiência do cliente.
Questões técnicas também fazem parte da governança. Mesmo que o processo ideal para automação tenha sido encontrado, as empresas devem colaborar com a TI para garantir que não haja manutenção planejada para a solução a ser automatizada. Isso garante a rastreabilidade do processo de automação.
Além disso, também deve ser definido um conjunto de indicadores, como indicadores financeiros, de processo, qualidade e desempenho, antes de qualquer atividade de automatização com uso do RPA.
Outras considerações incluem gerar demanda por RPA conectado nos negócios. Isso poderia envolver o incentivo dos funcionários para identificar processos adequados, comunicações internas e realizar ações para gerar o engajamento necessário.
Pilar 4 – Metodologia de entrega
Após a seleção desses processos, eles precisam ser entregues como soluções automatizadas. Isso significa capturar informações corretas na fase de definição para evitar problemas, o que requer a participação de especialistas no assunto.
Também vale a pena realizar um processo para o público certo. Cada processo automatizado escolhido deve ser documentado e entender como ele vai impactar as pessoas envolvidas a partir do uso da tecnologia RPA.
Uma vez que tudo isso tenha sido planejado de acordo com o negócio, e o gestor responsável pelo processo tenha aprovado o projeto proposto e conduzido às revisões necessárias, o desenvolvimento poderá começar. Quando a empresa estiver satisfeita, o teste de aprovação poderá começar.
Pilar 5 – Modelo de serviço
Como os processos estão em produção, eles precisam do suporte certo ao seu redor. As empresas devem garantir que o time técnico responsável pelo suporte esteja levantando questões ligadas aos negócios ou exceções à equipe operacional para intervenção manual e que haja uma capacidade técnica prontamente disponível, caso o suporte não atue conforme o esperado.
Por fim, para garantir uma continuidade e disponibilidade fácil dos recursos de automação, deve haver uma infraestrutura de TI robusta.
Pilar 6 – Pessoas
A indicação de um desenvolvedor líder ou profissional técnico responsável de alta qualidade é essencial, mas pode ser difícil encontrar pessoas com essas habilidades no mercado atual.
Os desenvolvedores, por exemplo, precisam ser treinados com o mais alto padrão em desenvolvimento de RPAs conectados e análise de processos. Isso permitirá que eles desempenhem uma função híbrida, enquanto recebem suporte no local de um consultor experiente.
À medida que a equipe de desenvolvimento continua a crescer para garantir a manutenção dos padrões de automação, as empresas devem nomear uma autoridade de design e um monitor da sala de controle para gerenciar os times de suporte na produção.
Pilar 7 – Tecnologia
Existem várias abordagens técnicas a serem examinadas ao implantar uma plataforma RPA conectada. As considerações podem incluir, por exemplo, se é uma máquina virtual a responsável por gerenciar o provisionamento de licenças para dimensionamento futuro, bem como escolher entre uma solução baseada em nuvem ou hospedagem local da plataforma.
É claro que, para obter os melhores resultados com a tecnologia RPA, a jornada completa deve ser definida antecipadamente, em vez de esperar por erros e corrigi-los.
Depois que o suporte de toda a empresa for obtido e a visão dos resultados desejados criados, é melhor começar pequeno. Seguir essa estratégia permitirá que o programa cresça de forma orgânica, em vez de estagnar.
Para saber mais sobre todo o potencial de uso da tecnologia RPA nas operações de negócios de sua empresa, conte com a ajuda da WDG Automation. Entre em contato agora mesmo com os nossos especialistas. Além da disponibilidade para tirar dúvidas, podemos ajudá-lo neste processo de transformação.
Sobre a WDG Automation
A WDG é uma empresa brasileira da IBM, especializada no fornecimento de soluções digitais (RPA /RDA/ IVA/AI), capaz de automatizar qualquer tipo de aplicação e/ou processo em qualquer setor.
A solução WDG Automation é a primeira de seu tipo no setor com uma estratégia diversificada que permite às empresas orquestrarem e automatizarem processos de produção em sua totalidade.
Dessa forma, automatizar regras de negócios, fluxos de trabalho (BYOW – traga seus próprios fluxos de trabalho), APIs, aplicativos Windows/Java/ERP, Oracle EBS, entre outros, aplicações Web, Mainframe e terminais 3270/5250/SSH, bem como ambientes de desktop remotos (TeamViewer, Microsoft Remote Desktop, VNC, entre outros), usando visão computacional.